Guida · Nutrizionisti

Software per nutrizionisti: come sceglierlo (criteri, requisiti di legge, domande da fare al fornitore)

Questa guida è per nutrizionisti e dietisti che devono scegliere un software per pazienti e piani alimentari, o sostituire quello che usano. Trovi criteri funzionali, requisiti di legge, garanzie da pretendere per iscritto, dieci domande per il fornitore e un metodo per confrontare i costi. Vale anche se alla fine scegli un prodotto diverso da Careness.

Aggiornata al 29 settembre 2026 · 12 minuti di lettura

Cosa deve fare davvero un software per nutrizionisti

La verità scomoda: molti software vengono scelti per il numero di alimenti nel database e abbandonati dopo tre mesi perché fare un piano richiede più tempo che in Excel. Contano le funzioni che usi a ogni visita.

Cartella del paziente e anamnesi. Anagrafica, anamnesi alimentare e fisiologica, obiettivi, allergie e intolleranze, note delle visite, con cronologia.

Piano alimentare con un database attendibile. Chiedi da dove vengono i valori nutrizionali. I riferimenti italiani sono le Tabelle di composizione degli alimenti del CREA (aggiornamento 2019) e la Banca Dati di Composizione degli Alimenti per Studi Epidemiologici in Italia (BDA) dell'Istituto Europeo di Oncologia, 1.109 alimenti con gruppi aggiornati dal 1998 al 2022.

Sostituzioni ed equivalenze. La funzione che fa risparmiare più tempo: alternative con macronutrienti comparabili ed esclusioni automatiche per allergeni e intolleranze.

Documento per il paziente. Un PDF leggibile, con logo, sostituzioni, note e possibilmente lista della spesa.

App con diario, misurazioni e follow-up. Pasti registrati dal paziente, misurazioni nel tempo, grafici, promemoria. Vedi la guida sulle misure antropometriche a distanza.

Agenda e fatturazione. Promemoria, fatturazione elettronica e invio al Sistema Tessera Sanitaria, oppure integrazione con il gestionale fiscale. Vedi la guida su fatturazione e Sistema TS.

Quali requisiti di legge controllare prima di firmare

Il criterio non è "il fornitore dice di essere conforme al GDPR": è che tu, titolare del trattamento, possa dimostrarlo. Il quadro completo è nella guida su privacy e dati sanitari; qui solo ciò che incide sulla scelta del software.

Dati relativi alla salute (art. 9)

Sono dati relativi alla salute anche le "condizioni fisiologiche o biomediche" (art. 4, n. 15): peso, composizione corporea, diario alimentare, intolleranze. Il trattamento è vietato in via generale (art. 9, par. 1), salvo eccezioni: la tua è la finalità di diagnosi, assistenza o terapia sanitaria sotto la responsabilità di un professionista soggetto al segreto (art. 9, par. 2, lett. h, e par. 3). Per il Garante (provvedimento n. 55 del 7 marzo 2019) questo professionista non chiede il consenso per i trattamenti strettamente necessari alla cura; lo chiede per le finalità ulteriori, come app che raccolgono dati per altri scopi.

Il fornitore è responsabile del trattamento (art. 28)

Il fornitore tratta i dati per tuo conto: è responsabile del trattamento (art. 4, n. 8), tu sei il titolare (art. 4, n. 7). Serve un contratto (art. 28, par. 3), in gergo DPA, che preveda almeno:

• trattamento solo su tua istruzione documentata, riservatezza delle persone autorizzate e misure di sicurezza dell'art. 32 (lett. a, b e c);
• sub-responsabili, per esempio il provider cloud, solo con tua autorizzazione scritta (lett. d e par. 2);
• assistenza per le richieste degli interessati, le violazioni e la DPIA (lett. e ed f);
• cancellazione o restituzione dei dati a fine servizio e disponibilità a verifiche (lett. g e h).

Se il fornitore non ti propone il DPA da solo, è già un segnale. Le misure di sicurezza dell'art. 32, par. 1, comprendono cifratura e pseudonimizzazione, riservatezza, integrità e disponibilità, ripristino dopo un incidente e verifiche periodiche.

Dove stanno i server (capo V)

Se server e sub-fornitori sono nello Spazio economico europeo, il capo V non si applica. Se i dati escono, serve una base (art. 44): una decisione di adeguatezza (art. 45) o le clausole contrattuali tipo (art. 46, par. 2, lett. c) della decisione di esecuzione (UE) 2021/914 del 4 giugno 2021. Per gli Stati Uniti vale la decisione di adeguatezza del 10 luglio 2023 sul Data Privacy Framework, solo verso aziende certificate, confermata dal Tribunale dell'Unione europea il 3 settembre 2025 (causa T-553/23) e ancora impugnabile. Chiedi l'elenco dei sub-responsabili con il paese: posta e assistenza stanno spesso negli Stati Uniti.

Registro, DPIA e violazioni (art. 30, 35 e 33)

Il registro dei trattamenti (art. 30) è dovuto anche dal singolo libero professionista sanitario: la deroga sotto i 250 dipendenti (art. 30, par. 5) non vale per trattamenti non occasionali di categorie particolari di dati (Garante, provvedimento n. 55/2019). La valutazione d'impatto (art. 35) è dovuta quando il rischio è elevato; l'elenco del Garante (provvedimento n. 467 dell'11 ottobre 2018) include i trattamenti non occasionali di dati di pazienti e quelli con tecnologie innovative come app e dispositivi indossabili, se ricorre un altro criterio. Un software con app e dati sanitari vi ricade probabilmente: chiedi al fornitore la documentazione per compilarla. In caso di violazione, tu notifichi il Garante entro 72 ore (art. 33, par. 1) e il fornitore ti informa "senza ingiustificato ritardo" (art. 33, par. 2): il contratto deve dire in quante ore.

Se il software include la televisita

Le Indicazioni nazionali per l'erogazione di prestazioni in telemedicina (Accordo Stato-Regioni del 17 dicembre 2020, Rep. atti n. 215/CSR) e le Linee guida approvate con decreto del Ministero della Salute del 21 settembre 2022 (Gazzetta Ufficiale n. 256 del 2 novembre 2022) definiscono televisita, teleconsulto e teleassistenza. Sono rivolte al Servizio sanitario nazionale; per il privato non c'è una norma specifica, ma restano il riferimento ragionevole: adesione informata del paziente, tracciabilità, sicurezza dei dati, piattaforma video coperta dal DPA. Vedi la guida sulla visita nutrizionale online.

Quali garanzie scritte pretendere dal fornitore

Le garanzie contano solo se stanno nel contratto o nel DPA, non nella pagina di marketing:

• Esportazione dei dati in formato strutturato (CSV, JSON o simili), in qualsiasi momento e senza costi: serve per cambiare fornitore e per le richieste di portabilità dei pazienti (art. 20).
• Cancellazione a fine contratto entro un termine definito e con conferma scritta (art. 28, par. 3, lett. g).
• Conservazione: per quanto tempo restano i dati dei pazienti inattivi e le copie di backup (art. 5, par. 1, lett. e).
• Backup: frequenza, luogo, tempo di ripristino dichiarato (art. 32, par. 1, lett. c).
• Chi vede cosa: quali dipendenti del fornitore accedono ai dati e con quale procedura.
• Autenticazione a due fattori per te e per il paziente, e log degli accessi consultabili.
• Tempi di notifica delle violazioni, in ore.

Le dieci domande da fare al fornitore

Mandale per email prima della demo: le risposte scritte valgono più delle rassicurazioni a voce.

Sui dati

1. Mi fornite un contratto da responsabile del trattamento ex art. 28 del GDPR, con l'elenco dei sub-responsabili e il loro paese?
2. Dove sono conservati fisicamente dati e backup? Se fuori dallo Spazio economico europeo, con quale base giuridica?
3. Posso esportare tutti i dati dei pazienti in formato strutturato, da solo, senza passare dal supporto?
4. Cosa succede ai dati quando disdico: in quanti giorni vengono cancellati e ricevo una conferma scritta?
5. Entro quante ore mi avvisate in caso di violazione dei dati, e chi è il referente?

Sul servizio

1. Da quale fonte provengono i valori nutrizionali degli alimenti e quando sono stati aggiornati?
2. Quanto costa per il mio volume: canone, costo per paziente, moduli, fatturazione annuale?
3. Il piano include l'app per il paziente e per quanti pazienti? Cosa costa oltre la soglia?
4. Esistono l'autenticazione a due fattori e un registro degli accessi al mio account?
5. Il software è dichiarato dispositivo medico? Se sì, con quale classe; se no, quali funzioni sono dichiarate non cliniche?

Quanto costa davvero e come confrontare i prezzi

I listini seguono quattro modelli: canone fisso, canone più costo per paziente, moduli aggiuntivi, licenza una tantum. Parti dal tuo volume: pazienti attivi e quanti usano l'app.

Canone e costo per paziente. Controlla se il canone è IVA inclusa e cosa comprende: spesso app e misurazioni sono a parte. Con venti pazienti in app il costo per paziente pesa più del canone: fai il conto su dodici mesi.

Moduli e costi nascosti. Fitness, telemedicina, fatturazione, misurazioni: compra quello che usi oggi. Poi migrazione, esportazione, supporto prioritario, utenti aggiuntivi.

Fatturazione annuale. Lo sconto tipico vale uno o due mesi, ma anticipi il capitale e non puoi cambiare a metà anno: non pagare annuale prima di aver finito la prova.

Excel e PDF. Costano zero di licenza e molto di tempo: nessuna sostituzione automatica, nessun diario, versioni sparse in cartelle. Il punto critico però è la sicurezza: un file con dati sanitari sul portatile, senza cifratura né backup, difficilmente soddisfa l'art. 32.

Un esempio dichiarato: i prezzi di Careness

Prezzi pubblici di Careness a settembre 2026, IVA inclusa: Standard 19,90 €/mese e Complete 39,90 €/mese includono un modulo (Nutrition o Fitness), Performance 49,90 €/mese entrambi; la rilevazione antropometrica da foto parte da Complete. Fatturazione annuale: dieci mesi su dodici. Pazienti e piani PDF illimitati; 3 pazienti in app inclusi, poi 2,50 €/mese ciascuno su Standard e 5 €/mese su Complete e Performance.

Sopra una certa soglia di pazienti in app, il costo per paziente decide più del canone: fai lo stesso conto per ogni fornitore.

Gli errori più comuni

• Scegliere per il database più grande. Centomila voci senza fonte valgono meno di poche migliaia con fonte e data dichiarate.
• Firmare senza contratto ex art. 28. Senza DPA, in caso di ispezione o violazione non dimostri di aver scelto un fornitore con garanzie sufficienti (art. 28, par. 1).
• Tenere i dati sul PC senza backup né cifratura. La situazione più frequente e la più fragile: il furto del portatile è una violazione da notificare (art. 33).
• Mandare i piani su WhatsApp. Il piano è un dato sanitario; le chat consumer non hanno un contratto da responsabile con te e restano sui telefoni senza controllo sulla conservazione. Usa l'app del software.
• Pagare un anno prima di aver provato con pazienti veri. In prova fai un piano completo, una sostituzione, un controllo e un'esportazione. Se una non funziona, non firmare.

Come ti aiuta Careness

Careness è il software per nutrizionisti, dietisti e personal trainer di Drilldown S.r.l., Milano. Sui dati: tu sei titolare, Careness è responsabile del trattamento (art. 28 del GDPR) e puoi esportare i dati in formato strutturato in qualsiasi momento. Sul lavoro quotidiano: cartella del paziente, piani alimentari con oltre 3.000 ricette con valori nutrizionali, sostituzione degli alimenti, algoritmi per intolleranze e allergeni, generazione assistita del piano, lista della spesa e PDF per il paziente, illimitati su tutti i piani. L'app registra pasti e allenamenti e li mostra nella tua dashboard; dal piano Complete c'è la rilevazione antropometrica da due foto scattate dal paziente, con volto mascherato, foto originale non conservata e dati su server europei, con finalità informativa e di supporto, non clinica né diagnostica. Prova gratuita prima di scegliere il piano.

Domande frequenti